もろもろの事務手続き編 その２

お久しぶりです。会長です。

前回からだいぶ日が経ってしまいましたね。

理由は、毎日お昼休みに郵便局に行きなんか疲れきっちゃったんですね。

こちら、後で後述いたしますね。

さて、本日は下記について書きたいと思います。

・会長変更届提出

・市への補助金申請

・口座名義変更

まずこれ、「会長変更届提出」と「市への補助金申請」の件。

文章で書くと超簡単。

やることは、市役所に「会長が変わりましたよ〜」、「自治会活動してるので補助金を下さい〜」と届け出をするだけです。

「市役所の土曜開庁狙えば、休みの日に提出できるじゃん！」と短絡的に思っていましたが、土曜開庁、対応外だそうです。提出は平日の開庁時のみ。

あれ、僕働いているんだけど、、、夫婦共働きの人はどうすればいいのや？？

やめちまおー🎵ってやめられたら最高なんですが、そうも出来ず、嫁さんに平日お休み取ってもらって行ってきてもらいました。

なんで平日のみなんでしょうね。

市(民の)役(に立つ)所ではないみたいですね。

市(民が)役(する)所のようです。

でも、窓口の人はとても親切で、フォームの書き方、CFの見方など、手取り足取り教えてくれたそうです。

別に市役所に勤める人が悪いわけではない！！

市役所運営方法が良くないだけ！！！

そう思いました。

抜本的に今や市役所の体制を見直して頂けると幸いですね。

話を元に戻しますと、届け出の印鑑については、シャチハタはNGでした。

実印でなければ、認められないとのことなので、出戻り、後日、実印で押印し、郵送でお送りしました。

これから窓口に行く時は、実印は持って行こうとおもいました。

もう行きたくないですが。

一旦は申請までできましたが、approveが下りるかどうかは別の話。。問題ないといいのですが。

さてさて、次は〜？？

口座名義変更。DESU！

こちらは、ある金融機関の口座なんですが、口座名義を前会長から現会長に変更する手続きを行います。

流れをフィードバックします。

1日目

会長「口座名義の変更出来たのですが」

窓口「それでは書類をお見せ下さい」

会「(引き継ぎの時に確認した必要な書類は全て揃えた、問題ないやろ)どうぞ」

窓「…確認しましたが、必要書類が足りませんね。」

会「！？」

窓「自治会の‘規約’が必要になります」

会「はい？規約ですか…分かりました。明日また出直します。」

引き継ぎの時に聞いていた、事業報告書、事業計画書、会計報告書、予算案、自治会メンバーのフルネーム、年間カレンダー、のエビデンス達。

これだけ揃えたのに、ダメでした。

仕方なく、次の日、規約を印刷(コンビニまで出向きprint)し持って行くことになりました。

2日目

会長「口座名義の変更で、昨日規約がないと変更出来ないと指摘されたので、お持ちしました。よろしくお願いします。」

窓口「内容確認させて下さい。……ダメですね。規約の最後に、『以上のことに誤りがないことを証する。会長〇〇〇〇』の署名と捺印が入っていませんね。。」

会「昨日そんなこと一言も言われてませんが…」

窓「大変申し訳ないのですが、出来ないです。以降、私が対応いたしますね。センターに問い合わせますので、必要書類があれば、ご連絡させていただきます。」

会「はぁ、分かりました。(親切そうな人だから少し安心)」

数時間後、

窓「会長様、センター問い合わせましたが、本日窓口でお伝えした内容で誤りはないようです！次回はいつ頃来られますでしょうか？」

会「早く手続きしたいので、明日の同じ時間でお願いします」

窓「かしこまりました。それではお待ちしています。」

そして3日目

店頭に入るや、

会「…あれ、窓口(以降Aさん)さんがいない…裏に行ってるのかな？…とらあえず並ぶか。」

窓口「△番の方〜？」

会「あのー、昨日ご対応いただいたAさんはいらっしゃいますか？」

窓「申し訳ありません。Aは現在お昼休みに出られてて、戻りが13時半になると思うのですが、、、」

会「そうなんですか？約束してたんですが。。あなたではこの手続きは出来ないんですか？

窓「私ではかなり時間がかかるかと…Aは、明日の12:30ならいらっしゃいます。」

会「(まじなんなの？A頼むよ〜！！！)じゃあいいです。また明日来ます。Aさんに来たこと伝えてください。」

本当にフラストレーションかここでMAXでした笑

泣く泣くの4日目

会長「すみません。Aさんは本日出勤していますか？」

もう昨日の様な事は絶対避けたいという思いから、事前にTelで確認。

郵便局に入ると、□さんと目があう。どうも。

A「会長様、昨日はすみませんでした。ふふふ。」

会長「（なぜ笑っとんねん笑）いえいえ。それでは、よろしくおねがいします」

A「会長さま。。。。申し訳ありません。規約の文言に必要な文言が入っておりません。」

会「（ほら来た！！ウケる！！もうこのまま変更できない運命を受け入れようかな。）どこですか？」

A「"名称"という文言が見られません。こちらがないと手続きができません。。」

会「（昨年なんで通ったんや？）わかりました。もう本当にこれ以外ないですか？」

A「はい！これで本当に最後だと思います！！」

会「よろしくお願いします。また来ますね！」

もうどうにでもなれ5日目、

Aさんに一瞥、目があう、優先的にこちらへどうぞ、の動作。

Aよ、ありがとう。ちゃんと気持ちの分かる人でよかった。

待つ事15分、

A「お待たせしました！」

会長「よろしくおねがいします。どのくらいかかりますか？」

A「10-15分くらいかと。お昼休憩中ですよね、急いでやりますのでお待ち下さい」

会「（悪い人ではないんだけど、どこか抜けてる。。それは僕も一緒か。）はい。よろしくお願いします！」

そして、無事窓口での手続が完了しました。

本当に長かった。。。5日間、、

昼ご飯も食べずに僕はなにをしているんだ？

今回思った事は、市役所も金融機関も平日でなければ手続きができないという事。

シフト制にして土曜日も利用できる様になれば、お客さんのフラストレーションは急減するのではないかと思いました。

今の現状、多分僕だけではない。もちろん共働きだけではなく母子家庭・父子家庭で困っている人、たくさんいると思います。

サービスの利用時間が変わるだけで、より生きやすい世界になるのではないかと思いました。

いったん、事務手続き編、これにて完結いたします。

長文を読んでくださり、ありがとうございました。

読んでくださった方にとって何かのお助けになれればとても幸です。

どうぞ、よろしくおねがい致します。

Thank you.

Best regards,

会長

もろもろの事務手続き編 その１

お世話になっております。自治会の新米会長です。

本日はタイトルの通り、事務手続き編に突入でございます。

今でもほぼ、というか全部対応中なので、やりながら綴っております。はい。

事務手続きってなんぞ！？？以下にリストアップいたしました。

・役員メンバーの連絡先確認

・会長変更届提出

・市への補助金申請

・口座名義変更

・役員メンバーの連絡先確認

まず、始めにしたのが、役員メンバーの連絡先確認。

おかしいと思った方、ブログを見て下さり有難うございます。

過去記事はこちらから

https://kaicho-jichikai.hatenablog.com/entry/2018/06/19/200217

「え！？昨年度のスライド式で役員になってるのになんで連絡先知らないの！？」

そうなんです。昨年一緒だった管理組合の役員全員の連絡先を知らないのです。

というのも、一回も会議に来なかった人がいるんですね。。(こわいこわい)

役員選出の時の顔合わせの時ももちろん来てない。(こわいこわい)

なので、実際にすれ違っても、顔知らないので気づかないです。(こわいこわい)

リアルの伝説の無責任ヒーローです。

素晴らしいです。

前年度でLINEで繋がりのある人は親切でした。

返事がなくて、リマインドしたらちゃんと返信をくれました。

手こずったのが、知らない人たち。

そこは、原始的なやり方で、要返信のドキュメントを作ってポスティング。

もう、それしか方法ないっすよね。また紙もタダではないので領収書作って保管することになります。

コピー機が壊れてるのでコンビニ往復したり色々やったりしてましたので、集めるのtotalで3時間くらいでしょうか。

ふつうに3時間あれば、都内の居酒屋でバイトすれば3000円くらいはもらえるんでしょうか？

志願者(volunteer)ではない「ボランティア(volunteer )」なので、雀の涙の報酬以外無償ですけどね！！笑

まだ返信して来ていない方、ご返信よろしくお願いします！！

早く返してね！！

ということです。

なんか事務手続きの項目一つ目で結構書けちゃう不思議。

あと、3つもありますが、一度に書いてしまうと、読まれている方も疲れてしまいます。長文は読みにくいですしね。

一旦、事務手続き「役員メンバーの連絡先確認」編は、ここで締めさせていただきますね。

ここまで読んで頂き、ありがとうございました。

次は、3つをまとめて

「会長変更届提出、市への補助金申請、口座名義変更」編にしまぁ〜す！

それでは、どうぞ、よろしくお願いいたします。

Thank you. 

Best regards,

会長 - Kaicho

引継ぎをしました。

こんにちは。会長初心者(闇落ち)です。

今日は、会長に選ばれた日の午後と1週間後の引継ぎについてのお話をしようと思います。

会長に選ばれた日(午前)は、こちらをご参照下さい。

https://kaicho-jichikai.hatenablog.com/entry/2018/06/19/200217

午後家に帰ると、

嫁さん「どうだった？」

闇落ち「会長…」

嫁さん「ほんとに！？」

闇「マジでできる気がしない。ほんとに。」

資料を読む嫁さん…

嫁さん「年間で報酬が出るみたいだよ！」

闇「とはいえ、、、作業の負荷と比べたら明らかに割に合わない。。嫁ちゃん、少し手伝ってくれないかな？」

嫁さん「いいよ！」

嫁よ、、、逞しすぎるぞ。

しかしまだ現実を受け入れることができない私。

しばらくして、やけくそモードに突入したのは今でも鮮明に覚えております。

やけくそ「今日はこれからららぽーと行くよ！」

(普段は絶対夕方からなんて行かない。行く時は朝一と決まっている。)

とうとうネジが外れた、と思ったかもしれません。

でも、そうしないと心を落ち着かせることが出来なかったのです。

あるいは、現実からただ逃げ出したかっただけなのかもしれませんね。

その日は、閉店の21時までららぽで過ごしました。

それから1週間後。

いよいよ引継ぎの日。

ドキドキ。

前会長「お待ちしてました。こちらが保護者会の〜さんです。」

ドキドキ「！？ (色々繋がりがあるんだな…) よろしくお願いいたします。」

紹介が終わり、

次は上層組織の会長が登場。

上層組織について、自身の自治会の立ち位置について、イベントについて、お話を聞き、連絡先の交換をして挨拶は終了しました。

ここで補足です。

(上層組織と筆者の自治会の関係)

筆者の自治会は、完全独立はしておらず、

協力金のような形でお金を払い、上層組織の仲間に入れてもらう、また地域内の防災活動などを筆者の自治会に代わって代行していただく仕組みになっています。

やはり自治会に関するイベントは、ほとんど平日。

共働き世代には優しくないことを改めて実感しました。

そのあと、前会長と筆者(嫁さんも)の引継ぎが始まりました。

前会長は理解のある方で、

共働きだから平日なんて厳しいに決まってる。

色々あるけど、活動の委託料として、ちゃんとお金を納めてる。

だから仕事を削ってまで参加することないよ。

この言葉には多少なりとも救われました。

こんなそんなで引継ぎが終わり、いよいよ会長変更届や口座名義の変更など、もろもろの事務手続きが始まろうとしていました。。

次回は、もろもろの事務手続き編を書かせて頂きます。

Thank you. 

Best regards,

現会長(仮)

会長になりました。

こんにちは。会長初心者です。

ブログを始めた理由は、

ブログのタイトルにも在ります様に、自治会の会長に選出(ジャンケンポンで負けました)されてから、

ようやくショックから立ち直れてきたので、

この想いをブログに綴ってみよう。自治会ってどんなことしているのか、みなさんに知ってもらおう。

という決意の表れでございます。

およそひと月前、マンション管理組合の総会の後に、マンションの自治会の役員選出がありました。

役員の選出方法は、理事会メンバーのスライド方式(昨年度の理事会役員が、今年度の自治会役員にシフト)のため、昨年度の理事会メンバーから選出される形になりました。(私も昨年理事会役員でした！立候補者などはおらず、輪番制ですけどね！)

当日、出席していた役員が、私含めて4人(内1人理事会会長)。もともとは10名いるのですが。。

会長は1年間やってこられたので、会長除く3人から選出されることになります。

さっそく選出の流れとともに、

前自治会会長「会長やりたい人〜？」

まぁ、いないですよね。

前自治会役員「それじゃあジャンケンですかね」

私「(3人の中から選出？いやいや！普段から来ない理事会役員3人と会長除いても当選確率は1/6だから全員の方がいいんじゃん。) 日を改めてみんなでジャンケンしますか😊」

前自治会会長「管理組合とは違い管理会社が段取りを取ってくれないので、自分たちで日程をアレンジして決めていただく必要がありますよ、しかも提出書類期限が一月後に控えてるので出来れば今週中に。」

次期役員全員「…」

じゃんけんぽん！

はい、負け〜！

じゃんけんぽん！

はい、負け〜！！

負けと同時にめでたく会長に決定しました。

そのあとはしばらく闇落ちしていた記憶がございます。

前自治会長「この後時間あります？」

私「ないです」

前自治会長「引き継ぎをしなくてはならないので、来週の土曜日はいかがですか？」

私「はいよろしくおねがいします」

前会長「結構平日にやることがたくさんあるんですよね。私も専業主婦の奥さんに手伝ってもらいましたし。」

闇落ち「うちは共働きなんで会社の都合もあるし、そんなに休めないですよ。申請も土日開庁ではやってません。どうしたらいいですか？」

その場にいた方々「まぁまぁ。」

今年の役員の方「何かあれば言ってください。みんなでやっていきましょう」

闇落ち「そうですね。それでは来週引き継ぎよろしくおねがいします」

すごい。ひと月も前のことなのに、こんなに鮮明に覚えているとは…

ディズニーとかボルダリングとか好きなことしてても会話の内容まで鮮明に覚えていないのに、こんなに覚えてるとは、

よっぽど嫌だったんだな。

ということで、めでたく犠牲者ではなく、会長誕生のストーリーでした。

次は、引き継ぎについて触れてみようかと思います。

Thank you. 

Best regards,

会長初心者